Ilustrasi: Proses Verifikasi Dokumen Pendidikan
Verifikasi dan Validasi (Verval) Ijazah merupakan prosedur fundamental yang wajib dilaksanakan oleh setiap Guru Pegawai Negeri Sipil (PNS) maupun Guru Bukan PNS yang terdaftar dalam Sistem Informasi Manajemen Pengembangan Keprofesian Berkelanjutan (SIMPKB). Proses ini bukan sekadar pembaruan data, melainkan fondasi penting yang menentukan legalitas dan validitas kualifikasi akademik seorang guru di mata Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek).
Tujuan Utama Verval Ijazah:
Integrasi data ijazah melalui sistem digital ini sangat krusial dalam era tata kelola pemerintahan berbasis elektronik (e-Government). Kegagalan dalam melakukan verval atau adanya ketidakcocokan data dapat menghambat progres karir, mulai dari penundaan sertifikasi hingga kesulitan dalam mutasi atau kenaikan pangkat. Oleh karena itu, memahami cara verval ijazah di SIMPKB dengan benar adalah langkah proaktif yang harus dikuasai setiap tenaga pendidik.
Sebelum memulai proses verval secara daring, ada beberapa hal mendasar yang harus dipersiapkan. Persiapan yang matang akan meminimalkan risiko kegagalan, penolakan verifikasi, atau kebutuhan untuk pengajuan ulang data.
Pastikan Anda memiliki salinan fisik dan telah menyiapkan versi digital (scan) dari dokumen-dokumen berikut. Kualitas hasil scan harus jelas dan mudah dibaca.
Langkah paling penting sebelum masuk ke SIMPKB adalah memastikan ijazah Anda sudah terdaftar dan datanya akurat di Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti). SIMPKB akan menarik data dari PDDikti. Jika data di PDDikti bermasalah, verval di SIMPKB pasti akan gagal.
Pastikan Anda dapat mengakses akun SIMPKB Anda dengan lancar. Siapkan:
Proses verval ijazah di SIMPKB terbagi menjadi beberapa tahapan utama, mulai dari login hingga proses pengajuan dan menunggu persetujuan dari validator. Ikuti setiap langkah berikut dengan teliti.
Buka portal resmi layanan SIMPKB (biasanya melalui https://gtk.belajar.kemdikbud.go.id/ atau tautan resmi terbaru). Masukkan Nomor UKG/Surel dan Kata Sandi Anda.
Setelah berhasil masuk, cari dan klik menu yang berhubungan dengan data pribadi atau profil guru. Nama menu ini sering kali berubah, namun biasanya berbunyi:
Di dalam modul data pribadi, cari bagian yang menampilkan riwayat pendidikan formal Anda. Di sana akan terdapat tombol atau tautan yang bertuliskan: "Verval Ijazah" atau "Ajukan Kualifikasi Baru".
Ini adalah tahap inti di mana Anda harus memasukkan data persis seperti yang tertera pada ijazah dan memastikan kesesuaian dengan PDDikti.
Sistem akan meminta Anda mengisi beberapa kolom wajib. Pastikan setiap karakter dimasukkan dengan benar:
Setelah mengisi data dasar (terutama NIM dan Perguruan Tinggi), sistem SIMPKB akan secara otomatis berupaya menarik data dari PDDikti. Jika data yang Anda masukkan sesuai dengan PDDikti, maka status akan menunjukkan:
Status: Data Ditemukan (PDDikti Match)
Jika terjadi ketidaksesuaian, sistem akan memunculkan pesan kesalahan atau peringatan. Jika ini terjadi, JANGAN LANJUTKAN. Kembali ke Langkah Persiapan (II.B) dan selesaikan masalah PDDikti terlebih dahulu.
Sistem akan membandingkan data kualifikasi yang ditarik dari PDDikti (Nama Lengkap, NIK) dengan data identitas Anda yang tersimpan di Dapodik/SIMPKB. Pastikan semua elemen ini identik:
Jika ada perbedaan minor pada nama (misalnya singkatan atau gelar yang berbeda), biasanya validator akan meminta bukti pendukung tambahan (surat keterangan dari PT). Namun, perbedaan mendasar harus dikoreksi di sumbernya (Dapodik atau PDDikti).
Setelah semua data terisi dan status PDDikti menunjukkan "Match," Anda dapat menekan tombol "Ajukan Verifikasi" atau "Simpan dan Lanjutkan".
Terkadang, sistem meminta unggahan softcopy ijazah. Walaupun data sudah match PDDikti, unggahan ini berfungsi sebagai bukti fisik bagi validator untuk memastikan keaslian. Pastikan file yang diunggah sesuai format yang diminta (biasanya PDF atau JPG).
Setelah pengajuan, status verval ijazah Anda akan berubah menjadi: "Menunggu Persetujuan Validator" atau "Dalam Proses Verifikasi". Validator di sini umumnya adalah operator/verifikator di tingkat Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota atau Provinsi, tergantung kebijakan regional.
Lakukan pemantauan berkala terhadap status pengajuan Anda. Ada tiga kemungkinan hasil:
Jika status adalah Ditolak atau Perlu Perbaikan, segera baca catatan validator, perbaiki data atau dokumen yang diminta, dan ajukan kembali (Lihat bagian IV untuk penanganan masalah).
Kesalahan input data pada tahap pengisian formulir merupakan penyebab penolakan verval paling sering. Mari kita bahas lebih rinci beberapa kolom krusial:
NIM adalah kunci utama untuk pencarian data di PDDikti. Pastikan tidak ada kesalahan ketik, termasuk nol di depan atau karakter khusus. Jika Anda lulusan lama yang tidak memiliki NIM elektronik, Anda mungkin perlu berkonsultasi dengan LPTK (Lembaga Pendidikan Tenaga Kependidikan) asal Anda untuk mendapatkan konfirmasi nomor yang tercatat di arsip mereka.
Nomor ijazah sering memiliki format yang panjang dan berbeda-beda antar Perguruan Tinggi. Contoh format bisa seperti Ijazah-001/PT01/IV/2005 atau 1.002.456.2008. Masukkan persis seperti yang tertera, tanpa menghilangkan spasi, titik, atau garis miring, kecuali jika sistem secara eksplisit meminta format yang disederhanakan.
Tanggal lulus di SIMPKB harus mengacu pada tanggal yang tertera di ijazah Anda. Ini BUKAN tanggal wisuda, melainkan tanggal ditetapkannya kelulusan oleh senat atau rektorat. Pastikan format tanggal yang dimasukkan (DD-MM-YYYY) sesuai dengan permintaan sistem.
Meskipun gelar akademik tidak selalu menjadi kolom input wajib dalam verval, gelar yang tercantum pada ijazah harus mendukung kualifikasi mengajar Anda. Misalnya, ijazah Sarjana Pendidikan (S.Pd.) untuk guru. Jika Anda memiliki ijazah non-pendidikan (misalnya S.E., Sarjana Ekonomi) namun mengajar mata pelajaran yang relevan, Anda harus memastikan bahwa Ijazah S1 tersebut diakui oleh regulasi yang berlaku untuk bidang studi Anda, atau mungkin memerlukan program tambahan (seperti Akta IV pada masa lalu) untuk memenuhi kualifikasi guru.
Tidak semua proses verval berjalan mulus. Berikut adalah berbagai skenario masalah umum yang sering dihadapi guru saat verval ijazah di SIMPKB, beserta solusi penanganannya secara mendalam.
Ini adalah masalah paling serius dan paling sering terjadi, terutama bagi lulusan sebelum tahun 2003 atau dari Perguruan Tinggi yang belum tertib administrasi.
PT Anda sudah bubar, merger, atau dialihkan pengelolaannya, sehingga data arsip sulit ditemukan.
Anda harus menghubungi Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI) wilayah tempat PT Anda dulu berdiri. LLDIKTI biasanya menyimpan arsip data mahasiswa dari PT yang sudah tidak beroperasi. LLDIKTI akan membantu memfasilitasi pengunggahan data Anda ke PDDikti. Proses ini memakan waktu dan memerlukan bukti-bukti kuat (fotokopi legalisir ijazah, transkrip, dan surat keterangan lain).
Meskipun Anda baru lulus, PT membutuhkan waktu untuk melaporkan data kelulusan ke PDDikti. SIMPKB tidak akan menemukan data tersebut sampai PDDikti memperbarui sistem.
Bersabar dan pantau terus PDDikti. Jika lebih dari enam bulan data belum muncul, segera hubungi bagian Akademik/Biro Administrasi PT Anda dan minta mereka segera melakukan pelaporan data kelulusan (Feeder PDDikti).
Seringkali terjadi perbedaan nama, NIK, atau tanggal lahir antara data di ijazah/PDDikti dengan data di Dapodik/SIMPKB. SIMPKB sangat sensitif terhadap perbedaan ini.
Jika perbedaan hanya pada penulisan (misalnya 'Muhammad' menjadi 'M' atau ada penambahan/penghilangan gelar), Anda harus menentukan sumber data mana yang paling benar (idealnya KTP dan Akta Kelahiran). Jika nama di ijazah yang salah, proses koreksi harus melalui PT dan PDDikti. Jika nama di Dapodik/SIMPKB yang salah, perbaikan dilakukan melalui Operator Dapodik sekolah dengan mengacu pada KTP dan KK terbaru.
Nomor Induk Kependudukan (NIK) di Dapodik/SIMPKB harus sinkron dengan data Dukcapil. Kesalahan NIK akan menyebabkan kegagalan otentikasi. Pastikan operator sekolah telah memverifikasi NIK Anda di Dapodik. Jika NIK di PDDikti salah, Anda harus mengurus perbaikan data ke PT dan PDDikti, karena mereka harus melaporkan perbaikan identitas ke sistem pusat.
Guru yang memiliki dua gelar S1 atau melanjutkan ke S2 sering bingung ijazah mana yang harus diverval.
Anda harus memverifikasi ijazah yang Paling Relevan dengan tugas mengajar Anda saat ini, atau ijazah tertinggi yang menunjang kualifikasi guru (misalnya S1/D4). Meskipun Anda sudah lulus S2, kualifikasi minimum yang wajib diverval dan diakui di Dapodik/SIMPKB untuk jenjang dasar/menengah tetap mengacu pada ijazah S1 (atau setara) yang relevan.
Ijazah S2 atau S3 dapat diajukan sebagai data tambahan untuk keperluan pengembangan karir atau kenaikan pangkat, namun ijazah ini tidak menggantikan fungsi ijazah S1/D4 sebagai dasar kualifikasi mengajar Anda di Dapodik.
Jika Anda lulusan luar negeri, proses verval jauh lebih kompleks karena ijazah tersebut tidak tercatat di PDDikti.
Ijazah dari luar negeri wajib menjalani proses Penyetaraan Ijazah oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti) Kemendikbudristek terlebih dahulu. Tanpa surat keputusan penyetaraan, ijazah tersebut tidak dapat diverval di SIMPKB.
Jika pengajuan ditolak karena masalah teknis dokumen (scan), ini solusinya:
Berhasilnya verifikasi dan validasi ijazah di SIMPKB membawa dampak signifikan terhadap status dan perjalanan karir seorang guru dalam sistem pendidikan nasional.
Data yang diverval dan disetujui di SIMPKB akan menjadi data kualifikasi akademik resmi yang diakui oleh sistem Data Pokok Pendidikan (Dapodik). Dapodik menggunakan data ini sebagai dasar untuk pemetaan kebutuhan guru, penempatan, dan perhitungan rasio guru-siswa. Kualifikasi akademik yang valid dan tercatat adalah kunci untuk pengakuan status kepegawaian yang akurat.
Salah satu prasyarat utama untuk diundang mengikuti Pendidikan Profesi Guru (PPG) adalah kesesuaian data kualifikasi akademik guru dengan kebutuhan mata pelajaran yang diampu. Jika ijazah Anda belum diverval dan valid di SIMPKB, sistem tidak akan dapat memverifikasi kelayakan Anda untuk mengikuti seleksi administrasi dan akademik PPG, meskipun Anda sudah memenuhi kriteria masa kerja.
Bagi guru yang telah memiliki Sertifikat Pendidik (Serdik) dan berhak menerima Tunjangan Profesi Guru, verval ijazah memastikan bahwa kualifikasi akademik yang Anda miliki sesuai dengan Serdik tersebut dan relevan dengan mata pelajaran yang diajarkan. Meskipun TPG didasarkan pada Serdik, data kualifikasi yang tidak valid di SIMPKB/Dapodik dapat menjadi celah administrasi yang menghambat proses penerbitan Surat Keputusan Tunjangan Profesi (SKTP).
Kenaikan pangkat bagi guru PNS, terutama dari jenjang tertentu ke jenjang yang lebih tinggi, seringkali membutuhkan data kualifikasi akademik yang terverifikasi dan tervalidasi. Ijazah S2, misalnya, yang telah berhasil diverval di SIMPKB, menjadi komponen penting dalam penilaian Angka Kredit (PAK) dan pengajuan kenaikan jabatan fungsional guru.
Meskipun proses verval sudah berhasil, guru perlu secara berkala memverifikasi data di SIMPKB. Jika terjadi perubahan data di tingkat PDDikti (misalnya perbaikan data historis), atau jika Anda melanjutkan studi ke jenjang yang lebih tinggi, Anda wajib melakukan proses verval ijazah ulang untuk mencatatkan kualifikasi terbaru Anda.
Untuk memastikan pemahaman yang komprehensif, penting untuk memahami istilah-istilah kunci dan bagaimana data mengalir di antara sistem-sistem yang terlibat dalam proses verval ijazah.
PDDikti adalah sumber data tunggal dan otentik mengenai mahasiswa, dosen, dan lulusan di seluruh Perguruan Tinggi di Indonesia. SIMPKB bergantung penuh pada keakuratan data PDDikti untuk memvalidasi ijazah. Proses pelaporan data di PDDikti melibatkan beberapa tahapan yang harus dilakukan oleh PT:
Setiap Perguruan Tinggi wajib menggunakan aplikasi Feeder PDDikti untuk melaporkan data. Proses ini meliputi:
Jika data Anda tidak ditemukan, besar kemungkinan PT Anda belum melakukan pelaporan data kelulusan (poin 3) atau belum berhasil melakukan sinkronisasi.
SIMPKB bertindak sebagai agregator dan platform layanan bagi Guru dan Tenaga Kependidikan (GTK). Dalam konteks verval ijazah, SIMPKB berfungsi sebagai:
Konsep linieritas (kesesuaian) antara ijazah S1/D4 dengan bidang studi yang diajarkan sangat sentral dalam verval ijazah di SIMPKB.
Kemendikbudristek telah menetapkan tabel linieritas yang mengatur kualifikasi akademik apa saja yang dianggap relevan untuk mengajar mata pelajaran tertentu di jenjang SD, SMP, SMA/SMK. Verval yang berhasil tidak hanya berarti data ijazah Anda valid, tetapi juga bahwa ijazah tersebut Linier dengan tugas pokok Anda sebagai guru.
Contoh: Seorang guru Fisika S1 harus mengajar mata pelajaran Fisika atau IPA. Jika guru tersebut dipaksakan mengajar Bahasa Indonesia dan ijazahnya adalah Fisika, maka status linieritasnya menjadi bermasalah, meskipun ijazahnya berhasil diverval. Verval ijazah menguji validitas ijazah, sementara linieritas diuji oleh sistem Dapodik berdasarkan penugasan.
Jika ijazah Anda diverval dan valid, namun tidak linier, Anda mungkin akan mengalami kesulitan dalam proses sertifikasi (PPG) karena prioritas diberikan kepada guru yang sudah linier. Solusinya mungkin memerlukan penyesuaian penugasan di sekolah atau mengambil program sertifikasi non-linier yang relevan.
Validator di tingkat Dinas Pendidikan memegang peran krusial dalam tahap akhir verval. Tugas mereka meliputi:
Seringkali, proses ini memakan waktu karena validator juga memiliki tugas verifikasi data Dapodik dan GTK lainnya. Komunikasi yang baik dengan operator sekolah dan dinas dapat mempercepat proses ini.
Berikut adalah pertanyaan-pertanyaan yang paling sering diajukan mengenai proses verifikasi dan validasi ijazah di SIMPKB, beserta jawaban yang detail.
Ya, wajib. Meskipun Anda sudah memiliki Sertifikat Pendidik (Serdik), verval ijazah S1/D4 tetap harus dilakukan. Serdik membuktikan kompetensi profesional, sementara verval ijazah memastikan keabsahan kualifikasi akademik (S1/D4) sebagai dasar Anda menjadi guru. Data kualifikasi akademik yang valid adalah fondasi utama yang harus sinkron dengan Serdik Anda di sistem GTK.
Secara sistem, proses verifikasi oleh validator bisa memakan waktu antara 1 hingga 14 hari kerja, tergantung volume antrian dan kebijakan dinas setempat. Jika data PDDikti Anda sudah benar dan dokumen scan jelas, prosesnya cenderung cepat. Jika status Anda tertahan lebih dari satu bulan, disarankan untuk menghubungi validator di Dinas Pendidikan (melalui operator sekolah) untuk menanyakan kendala atau status antrian pengajuan Anda.
Ijazah D2 atau D3 hanya dapat diverval jika Anda adalah guru yang sudah diangkat atau bertugas sebelum berlakunya UU Guru dan Dosen yang mewajibkan kualifikasi minimum S1/D4. Bagi guru yang saat ini masih berkualifikasi D2/D3, SIMPKB/Dapodik akan mencatatnya, tetapi Anda akan diminta untuk segera melanjutkan studi (upgrading) ke jenjang S1/D4 agar memenuhi standar kualifikasi minimum yang ditetapkan pemerintah. Verval dilakukan pada ijazah tertinggi yang Anda miliki, namun tetap harus ada rencana peningkatan kualifikasi.
Secara umum, setelah verval ijazah berhasil dan disetujui di SIMPKB, sistem akan secara otomatis melakukan sinkronisasi data kualifikasi ke Dapodik. Anda tidak perlu mengedit data ijazah secara manual di aplikasi Dapodik (karena Dapodik akan menarik data dari server pusat). Namun, operator sekolah tetap wajib melakukan sinkronisasi Dapodik secara berkala untuk memastikan pembaruan data kualifikasi terbaru sudah tercatat.
Pada ijazah keluaran lama (sebelum tahun 2000-an), NIM memang sering tidak tercantum. Dalam kasus ini, NIM hanya bisa ditemukan melalui arsip akademik Perguruan Tinggi (PT). Anda harus mengajukan permohonan surat keterangan NIM atau bukti akademik lain ke PT asal Anda. Nomor ini krusial karena PDDikti umumnya menggunakan NIM sebagai kunci primer data. Tanpa NIM yang valid dan terdaftar, proses pencarian dan matching PDDikti di SIMPKB akan sangat sulit.
Bisa, asalkan linier. Guru dengan ijazah non-kependidikan (misalnya S.Kom, S.Si, S.M.) dapat diakui kualifikasinya dan verval ijazahnya berhasil, dengan dua syarat:
Verval ijazah hanya memastikan keabsahan ijazah Anda; linieritas diuji dalam konteks penugasan mengajar di Dapodik.
Jika PT sangat sulit dihubungi atau tidak kooperatif, Anda dapat mengajukan aduan atau permohonan perbaikan data langsung ke Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI) wilayah Anda (dulu dikenal sebagai Kopertis). LLDIKTI memiliki otoritas untuk mendesak atau bahkan memfasilitasi koreksi data PDDikti, terutama jika Anda memiliki bukti kuat (ijazah legalisir, SK kelulusan) yang menunjukkan kesalahan data di PDDikti.
Penolakan nomor ijazah terjadi karena dua kemungkinan utama:
Jika ijazah sudah berhasil diverifikasi dan statusnya "Valid" di SIMPKB, Anda tidak perlu mengulang verval ijazah yang sama. Pengajuan verval ulang hanya diperlukan jika: a) Terdapat perbaikan data identitas di Dapodik atau PDDikti, atau b) Anda lulus studi ke jenjang yang lebih tinggi (S2/S3) dan ingin mencatat kualifikasi terbaru tersebut.
Menunda verval ijazah akan menghambat seluruh proses administrasi kepegawaian Anda sebagai GTK:
Jika terjadi kesalahan teknis (time out, server error, atau pesan "tidak dapat terhubung ke PDDikti"), ini biasanya disebabkan oleh salah satu dari hal berikut:
Jika masalah berlanjut, hubungi Helpdesk SIMPKB.
Jika pengajuan verval Anda ditolak, jangan panik. Ikuti langkah-langkah prosedural ini untuk mengajukan ulang:
Seluruh proses ini menuntut ketelitian yang sangat tinggi dan kesediaan untuk berkoordinasi dengan berbagai pihak, mulai dari operator sekolah, Perguruan Tinggi, hingga validator di Dinas Pendidikan.
Proses verval ijazah di SIMPKB adalah refleksi dari komitmen pemerintah dalam membangun basis data guru yang akurat, terintegrasi, dan teruji keabsahannya. Bagi guru, keberhasilan dalam proses ini tidak hanya memenuhi kewajiban administratif, tetapi juga membuka gerbang menuju berbagai kesempatan pengembangan keprofesian dan menjamin hak-hak kepegawaian yang diatur oleh negara.
Dengan mengikuti panduan rinci mengenai cara verval ijazah di SIMPKB ini, diharapkan setiap guru dapat menyelesaikan proses verifikasi dengan lancar, memastikan bahwa kualifikasi akademik yang dimiliki sudah terekam sempurna dalam sistem GTK nasional. Akurasi data Anda hari ini adalah jaminan kemudahan proses karir Anda di masa mendatang.